ALMO CARE S.A.S.
Este documento contiene la Política para el Tratamiento de Datos Personales (la Política) de
los empleados, clientes, proveedores, candidatos a procesos de selección, contratistas y/o
aliados estratégicos, y en general, de quien quiera que se encuentre en una base de datos (en
adelante los “Titulares”) de ALMO CARE S.A.S.:
ALMO CARE S.A.S.
N.I.T.: 901.822.726 – 4
Dirección: Carrera 19 No. 108-45. Consultorio 402. Bogotá D.C.
Teléfono: +57 3002601698
Correo Electrónico: contacto@almoclinic.com
En la presente Política ALMO CARE S.A.S. (en adelante “ALMO CARE” o “la Compañía”)
incluye todos los lineamientos y medidas para garantizar que los Datos Personales
suministrados por los Titulares reciban un Tratamiento adecuado y en estricto cumplimiento
de la normatividad de protección de datos en Colombia.
La aceptación expresa o inequívoca de la presente Política implica la aceptación de los Titulares
de la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales y su autorización para los usos
y otros tratamientos que aquí se describen.
Dato público: Dato personal que no es semiprivado, privado o sensible. Entre otros, son los
datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de
comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar
contenidos, entre otros, en registros y documentos públicos.
Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el
Titular.
Dato personal sensible: Se entiende como datos sensibles aquellos que afecten la intimidad
del titular o cuyo uso indebido tenga la potencialidad de generar su discriminación. De
conformidad con la Ley 1581 de 2012, son ejemplos de Datos Personales de carácter sensible:
aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas
o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que
promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de
partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los
datos biométricos.
Dato personal semiprivado: Son aquellos datos que no tienen una naturaleza íntima,
reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular,
sino a un grupo de personas o a la sociedad en general. En este caso, para su Tratamiento se
requiere la autorización expresa del Titular de la información.
Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.
Para los efectos del presente documento se entiende como Base de Datos, aquella que contiene
información de Datos Personales de los Titulares.
Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento. Para los efectos
del presente documento se entiende como Titulares a los empleados, clientes, proveedores,
candidatos a procesos de selección, contratistas y/o colaboradores de ALMO CARE, así como
a cualquier persona cuyos datos reposen en una base de datos responsabilidad de ALMO
CARE.
Empleados: Son las personas naturales que se encuentran vinculadas por medio de un
contrato laboral a ALMO CARE.
Clientes: Persona natural que se vincula mediante la suscripción de contratos para adquirir
productos y/o servicios de ALMO CARE.
Proveedores: Persona natural que provee o abastece de productos y/o servicios a ALMO
CARE.
Contratistas: Persona natural o jurídica que tiene relación comercial y contractual con ALMO
CARE para prestar servicios u ofrecer productos.
Aliado estratégico: Persona natural o jurídica que tiene una alianza comercial con ALMO
CARE.
Candidatos en procesos de selección: Persona natural que se encuentra interesada en
trabajar para ALMO CARE.
Página de Web de ALMO CARE: Hace referencia a la página https://almoclinic.com/
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica de naturaleza pública o privada,
que, actuando por ella misma o con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de
los datos. Para los efectos de la presente Política se entiende como Responsable del
Tratamiento a ALMO CARE.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma
o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable
del Tratamiento, es decir ALMO CARE.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales
como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable del Tratamiento
de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía los Datos Personales a un receptor, que a su
vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos
dentro o fuera del territorio de Colombia, cuando tenga por objeto la realización de un
Tratamiento por parte del Encargado y por cuenta del Responsable.
ALMO CARE deberá contar con la autorización expresa de sus empleados para la recolección
y tratamiento de los Datos Personales de carácter sensible a los que llegase a acceder durante la
ejecución de cada una de sus labores al interior de la Compañía.
4.1.2. CLIENTES
Nombre, apellido, tipo de identificación, número de identificación, fecha y lugar de expedición,
sexo, firma, nacionalidad, lugar y fecha de nacimiento o muerte, edad, datos de ubicación
relacionados con la actividad comercial o profesional, datos de ubicación personal relacionados
con actividad privada, datos socioeconómicos, datos de información tributaria, datos
patrimoniales, datos relacionados con la actividad económica, y cualquier otro dato que fuere
necesario para lograr las finalidades descritas.
ALMO CARE deberá contar con la autorización expresa de los Clientes para la recolección y
tratamiento de los Datos Personales de carácter sensible a los que llegase a acceder durante la
ejecución de la relación contractual existente entre las partes. En virtud del objeto social de
ALMO CARE será necesario solicitar a los clientes datos sensibles relacionados con su salud,
vida sexual y datos biométricos.
4.1.3. PROVEEDORES, CONTRATISTAS Y ALIADOS ESTRATÉGICOS
Nombre, apellido, tipo de identificación, número de identificación, fecha y lugar de expedición,
sexo, firma, nacionalidad, lugar y fecha de nacimiento o muerte, edad, datos de ubicación
relacionados con actividad comercial o profesional, datos de ubicación personal relacionados
con actividad privada, datos financieros, crediticios y/o derechos de carácter económico, datos
socioeconómicos, datos de información tributaria, datos patrimoniales, datos relacionados con
la actividad económica, datos relacionados con la historia laboral, y cualquier otro dato que
fuere necesario para lograr las finalidades descritas.
4.1.4. CANDIDATOS A PROCESOS DE SELECCIÓN
Nombre, apellido, tipo de identificación, número de identificación, sexo, firma, nacionalidad,
otros documentos de identificación, lugar y fecha de nacimiento, edad, datos relacionados con
experiencia profesional, datos de ubicación personal, datos relacionados con el estado de salud,
datos financieros, crediticios y/o derechos de carácter económico, datos relacionados con la
historia laboral, datos relacionados con el nivel educativo, capacitación y/o historial
académico, datos generales relacionados con afiliación y aportes al Sistema Integral de
Seguridad Social, datos de antecedentes judiciales y/o disciplinarios y cualquier otro dato que
fuere necesario para lograr las finalidades descritas.
4.2. FORMA DE RECOLECCIÓN
Los datos podrán ser suministrados a ALMO CARE mediante formatos o documentos de
autorización, ingreso o vinculación a la Compañía, recolectados personalmente a través de sus
empleados, prestadores de servicios o representantes, adquisición de los productos o servicios
que son ofrecidos por ALMO CARE, o de los comportamientos de los Titulares como
reclamaciones, solicitudes de información, encuestas, propuestas, ofertas, visita de las
instalaciones de ALMO CARE, de participación en proyectos, programas y eventos o a través
de la página web de ALMO CARE.
4.3. DATOS SENSIBLES
ALMO CARE solo recopilará y/o tratará datos considerados como Datos Sensibles en los
casos permitidos por la ley. Para estos casos, los Titulares no están obligados a suministrar los
referidos datos o a autorizar su tratamiento. Una vez suministrados dichos datos y otorgado el
correspondiente consentimiento expreso, los datos serán recopilados y tratados únicamente
para las finalidades descritas en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.
A los Titulares se les informará en todo momento que no es su obligación autorizar el
tratamiento de sus Datos Personales de carácter sensible, así como sus derechos a actualizar,
modificar y suprimir los datos otorgados a la Compañía.
4.4. COOKIES
ALMO CARE podrá utilizar cookies y otras herramientas que automáticamente recolectan
información de las personas cuando usan la Página Web de ALMO CARE. El tipo de
información que puede ser recolectada de esta manera incluye: Información sobre el
Localizador de recursos uniforme (URL), información acerca del explorador que utiliza el
Titular, detalles de las páginas visitadas por el Titular, dirección IP, clics, hipervínculos,
nombre de usuario, foto de perfil, consultas, entre otros.
4.5. OTRAS FUENTES DE RECOLECCIÓN
ALMO CARE puede recibir información personal del Titular por medio de otras fuentes
como Bases de Datos públicas e información de terceras partes a las que el Titular ha otorgado
autorización para compartir su información.
4.6. ALCANCE
La presente Política aplica a las bases de datos de las que es responsable ALMO CARE. Por
tanto, esta Política no cubre el tratamiento que hagan terceros de:
i) Información recolectada en páginas, plataformas y/o aplicaciones que no controle o no
sean de la propiedad de ALMO CARE.
ii) Información recolectada por los sitios de terceras partes cuyo acceso haya sido vía
algún vínculo en la Página Web de ALMO CARE.
i) Personalizar la experiencia de los Titulares en la Página Web ALMO CARE.
j) Realizar procesos al interior de ALMO CARE, con fines operacionales y/o de
administración.
a) Mantener comunicación con el Titular.
b) Dar respuesta a preguntas, quejas, reclamos o comentarios de los Titulares.
c) Enviar información comercial y/o corporativa, boletines de noticias e invitaciones a
eventos, congresos, campañas y/o actividades que ALMO CARE organice.
d) Recopilar, registrar, analizar, ordenar y categorizar todos los datos e información de
las operaciones y/o transacciones realizadas con terceros en la compañía.
e) Participar de los procesos de selección que realice ALMO CARE.
f) Prestar servicios de salud.
g) Las demás finalidades que determine el Responsable, con el fin de dar cumplimiento a
las obligaciones legales y regulatorias, así como a las políticas de ALMO CARE.
Adicionalmente, las finalidades específicas aplicables a los diferentes Titulares de las bases de
datos de ALMO CARE son:
5.1.1. EMPLEADOS
i) Administrar y conservar la información de la relación laboral con el Titular.
ii) Verificar conflictos de intereses en nuevos empleados de ALMO CARE y sus filiales,
matrices, subordinadas, etc. Así como inhabilidades e incompatibilidades de los
mismos.
iii) Realizar consignaciones de nómina, consultas de prevención de fraude y lavado de
activos, verificación de referencias personales, comerciales y laborales, consulta ante las
centrales de información de riesgo o consulta de las páginas web y las listas emitidas
por las diferentes entidades privadas y/o gubernamentales, nacionales o extranjeras,
listas restrictivas, antecedentes penales y disciplinarios en los que ALMO CARE
considere necesario.
iv) Llevar un registro de las sanciones disciplinarias impuestas a los empleados de ALMO
CARE.
v) Realizar Estudios de Seguridad.
vi) Promover actividades de bienestar de los empleados.
5.1.2. SOCIOS
i) Cumplir con las normas legales respecto al registro de la información de los accionistas
de la Compañía.
ii) Emitir los títulos respecto de las acciones en cabeza de cada uno de los
(Socios/Accionistas) y realizar la cancelación de los mismos cuando sea necesario.
iii) Realizar los registros contables respecto al número de acciones existentes, sus titulares,
el reparto de utilidades e impuestos aplicables.
iv) Expedir las certificaciones y/o constancias que conforme a la ley deben ser emitidas.
5.1.3. CLIENTES
i) Enviar mensajes con fines comerciales, publicitarios, y/o de atención al cliente.
ii) Mantener contacto con los clientes actuales y potenciales para el envío de información
relacionada con la relación contractual y/o comercial.
iii) Proporcionar un efectivo servicio al cliente.
iv) Informar sobre cambio de productos y/o servicios.
v) Realizar actividades de facturación, consultas de prevención de fraude y lavado de
activos, verificación de referencias personales, comerciales y laborales, consulta ante las
centrales de información de riesgo o consulta de las páginas web y las listas emitidas
por las diferentes entidades privadas y/o gubernamentales, listas restrictivas, nacionales
o extranjeras, antecedentes penales y disciplinarios.
vi) Realizar gestión de cobranza (escrita, telefónica o personal), recaudo, control,
comportamiento, hábito de pago, así como cualquier otra relacionada con nuestros
productos, servicios y reporte ante las centrales de información de riesgo.
vii) Prestar servicios de salud.
viii) Diligenciar historias clínicas.
5.1.4. PROVEEDORES, CONTRATISTAS Y/O ALIADOS ESTRATÉGICOS
i) Realizar los respectivos pagos a proveedores y mantener relaciones comerciales.
ii) Realizar estudios financieros y verificación en bases de datos de riesgo crediticio,
financiero, financiación del terrorismo y lavado de activos.
iii) Realizar actividades de facturación, consultas de prevención de fraude y lavado de
activos, verificación de referencias personales, comerciales y laborales, consulta y
reporte ante las centrales de información de riesgo o consulta de las páginas web y las
listas emitidas por las diferentes entidades privadas y/o gubernamentales, nacionales o
extranjeras, listas restrictivas, y antecedentes penales y disciplinarios.
5.1.5. CANDIDATOS EN PROCESOS DE SELECCIÓN
i) Administrar y conservar la información de contacto para una posible relación
profesional/laboral con el Titular.
ii) Realizar Estudios de Seguridad.
Existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse: (i) Sobre la
totalidad de las finalidades consentidas, en este sentido ALMO CARE y/o los Encargados del
Tratamiento deben dejar de tratar por completo los datos del Titular y, (ii) sobre tipos de
tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de
mercadeo.
Por lo anterior, será necesario que el titular al momento de elevar la solicitud de revocatoria
indique en ésta si la revocación que pretende realizar es total o parcial. En el segundo caso, se
deberá indicar con cuál Tratamiento el Titular no está conforme. En caso de que el Titular no
lo indique con claridad, se entenderá que la solicitud es total.
De conformidad con el artículo 15 de la Ley 1581de 2012, el término máximo para atender la
solicitud de revocatoria será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la
fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se
informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, la
cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del
primer término.
8.4. REQUISITO DE PROCEDIBILIDAD
De acuerdo con las normas vigentes, el Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la
Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta,
reclamo o de revocatoria de la autorización ante el área encargada, de acuerdo a lo establecido
en el Numeral Sexto y Séptimo de la presente Política.
ALMO CARE tomará las precauciones razonables para mantener segura la información
personal y para exigir a cualquier tercero que maneje o procese Datos Personales por encargo
de ALMO CARE que haga lo mismo. El acceso a los Datos Personales de los Titulares está
restringido para evitar accesos no autorizados, modificaciones o usos indebidos, y estará
permitido su tratamiento únicamente por personas vinculadas a ALMO CARE o encargadas
expresamente para ello.
ALMO CARE solo usará, almacenará y realizará tratamiento de Datos Personales de menores
de edad con el expreso consentimiento de sus padres o representantes legales. En el caso de
los datos de los menores de edad hijos o dependientes de empleados, la finalidad de dicho
tratamiento será la de planear y realizar actividades relacionadas con el bienestar personal y
familiar de los mismos, o eventualmente la prestación de servicios de salud. Para tales efectos,
ALMO CARE tendrá en cuenta el respeto y prevalencia de los derechos de los menores, su
interés superior y sus derechos fundamentales.